Dans un commerce guinéen, le stock est le premier poste d'actif et le premier poste de perte. L'écart entre le stock théorique et le stock réel n'est jamais un hasard : c'est la somme de règles absentes.
Un commerçant qui ne sait pas ce qu'il a en stock achète trop, achète trop tard, et immobilise une trésorerie qu'il emprunte par ailleurs. Il perd également en marge, parce qu'il ne peut pas savoir quels articles font vraiment vivre l'entreprise. Cinq règles suffisent à redresser la situation.
Toute entrée et toute sortie de marchandise s'accompagne d'un document : bon de réception, bon de livraison, bon de sortie interne, bon de transfert. Sans exception, y compris pour la marchandise prise « juste pour un client pressé ».
Cette règle paraît bureaucratique. Elle est la seule qui rend un inventaire explicable : quand l'écart apparaît, on peut remonter la chaîne. Sans documents, l'écart est constaté et jamais compris, donc jamais corrigé.
Un dépôt où tout le monde entre est un dépôt que personne ne tient. Nommez un responsable par lieu de stockage, donnez-lui les clés et la responsabilité des écarts, et faites passer toute sortie par lui. Ce n'est pas une question de confiance, c'est une question de traçabilité.
L'inventaire annuel complet mobilise l'équipe, ferme le magasin deux jours, et produit un écart si important qu'on ne peut plus l'analyser. L'inventaire tournant compte une famille d'articles par semaine, sans arrêter l'activité.
Ne suivez pas seulement la valeur totale du stock. Suivez le taux de rotation par famille : combien de fois par an chaque famille se vend et se renouvelle. Une famille qui tourne deux fois par an immobilise six mois de trésorerie. C'est souvent là que dort l'argent qui manque ailleurs.
Le seuil se calcule simplement : consommation moyenne pendant le délai de réapprovisionnement, plus une marge de sécurité. Un article qui se vend dix unités par semaine et met trois semaines à arriver doit être recommandé à quarante unités, pas à cinq.
Fixer ces seuils une fois, article par article, prend une journée. Ne pas les fixer coûte une rupture par mois, et un client qui va voir ailleurs, souvent définitivement.
Savoir qu'il reste quarante sacs de ciment ne dit rien de la santé de l'entreprise. Savoir que ces quarante sacs représentent tel montant immobilisé, et que le stock total pèse tel pourcentage de votre trésorerie, permet de décider.
La valorisation doit reposer sur une méthode constante, coût moyen pondéré ou premier entré premier sorti, appliquée à tous les articles, et jamais changée en cours d'exercice pour améliorer un résultat.
N'essayez pas de tout mettre en place le même mois. Commencez par la règle 1 sur un seul dépôt, pendant quatre semaines. Quand aucun mouvement ne se fait plus sans document, ajoutez les inventaires tournants. Les seuils viennent en dernier, quand vous avez enfin des données fiables pour les calculer.
Tout ce qui est décrit ici est faisable à la main. C'est la régularité qui coûte. Notre ERP automatise cette régularité, et notre équipe passe sur site pour installer la méthode avec vos équipes.