Le référentiel comptable de l'OHADA fait peur parce qu'on le découvre au moment du contrôle. Voici ce qu'il exige réellement d'une PME, dans l'ordre où il faut s'en occuper.
Beaucoup de dirigeants guinéens vivent la comptabilité comme une formalité de fin d'exercice : on rassemble les factures en décembre, on confie le tout à un cabinet, et on découvre le résultat trois mois plus tard. Cette façon de faire est légale, mais elle coûte cher : en honoraires, en impôts mal anticipés, et surtout en décisions prises à l'aveugle pendant douze mois.
Le référentiel SYSCOHADA, appliqué dans les dix-sept pays de l'OHADA dont la Guinée, n'impose rien d'inaccessible à une PME. Il impose de la régularité. Voici comment s'y prendre.
Le référentiel prévoit plusieurs niveaux d'obligation selon la taille de l'entreprise. Les très petites structures relèvent d'un système simplifié, essentiellement fondé sur le suivi des recettes et des dépenses. Dès que l'activité grandit, l'entreprise bascule dans le système normal : bilan, compte de résultat, tableau des flux et notes annexes.
La première question à poser à votre comptable n'est donc pas « combien ça coûte », mais « dans quel système suis-je, et est-ce que j'y serai encore l'an prochain ». Un passage de système en cours de croissance se prépare, il ne s'improvise pas.
Un journal, c'est simplement l'enregistrement chronologique des opérations d'une même nature : les ventes, les achats, la banque, la caisse. Quatre journaux suffisent à couvrir l'essentiel de l'activité d'une PME commerciale.
La règle qui change tout : un journal se tient au moment où l'opération se produit, pas au moment où l'on cherche à la reconstituer. Une facture saisie le jour même prend deux minutes ; retrouvée onze mois plus tard, elle en prend vingt, quand on la retrouve.
À n'importe quel moment de l'année, vous devez pouvoir répondre en moins d'une minute : combien mes clients me doivent-ils ? combien dois-je à mes fournisseurs ? combien ai-je réellement en banque et en caisse ? Si l'une des trois demande une enquête, votre comptabilité n'est pas tenue.
C'est l'anomalie la plus fréquente et la plus coûteuse dans les PME familiales. Les dépenses personnelles du dirigeant passent par la caisse de l'entreprise, les apports personnels comblent les trous, et personne ne sait plus ce que l'activité gagne réellement.
Le remède n'est pas moral, il est comptable : ouvrez un compte courant d'associé et faites transiter par lui tout mouvement entre vous et l'entreprise. Chaque retrait personnel devient une ligne identifiée, remboursable ou imputable en rémunération. Le résultat de l'entreprise redevient lisible, et défendable devant l'administration comme devant un banquier.
Le rapprochement bancaire consiste à vérifier, ligne à ligne, que le solde de votre comptabilité correspond au solde du relevé de la banque. Fait mensuellement, il prend une demi-heure et révèle immédiatement les chèques non encaissés, les frais non enregistrés et les erreurs de saisie.
Fait une fois par an, il devient un chantier de plusieurs jours au cours duquel on renonce généralement à comprendre les écarts anciens, et on les passe en pertes.
Une clôture d'exercice se prépare dès novembre : inventaire physique du stock, état des créances douteuses, contrats en cours, provisions à constituer, immobilisations à amortir. Rien de tout cela ne s'improvise en mars.
Une comptabilité tenue au fil de l'eau ne sert pas qu'à l'administration. Elle vous donne la marge réelle par activité, la trésorerie prévisionnelle à trois mois, et un dossier crédible le jour où vous demandez un financement. Une banque guinéenne prête beaucoup plus volontiers à une entreprise qui présente une balance à jour qu'à une entreprise qui présente des intentions.
C'est aussi ce qui vous rend indépendant : le jour où vous changez de cabinet comptable, vos livres partent avec vous, complets et intelligibles.
Tout ce qui est décrit ici est faisable à la main. C'est la régularité qui coûte. Notre ERP automatise cette régularité, et notre équipe passe sur site pour installer la méthode avec vos équipes.