La TVA n'est pas votre argent. C'est la phrase à retenir avant toute autre, et la raison pour laquelle une facture mal établie devient un problème de trésorerie six mois plus tard.
La taxe sur la valeur ajoutée est un impôt que vous collectez pour le compte de l'État. Vous l'ajoutez au prix de vos ventes, vous la récupérez sur vos achats professionnels, et vous reversez la différence. Vous n'êtes ni gagnant ni perdant sur la TVA elle-même, sauf si vous la traitez comme du chiffre d'affaires.
Une facture incomplète est une facture que votre client ne pourra pas déduire, et que l'administration pourra vous refuser en cas de contrôle. Les mentions à ne jamais omettre :
C'est le point que l'administration vérifie en premier, parce qu'il est le plus simple à contrôler. Une facture annulée ne se supprime pas et ne se réutilise pas : elle se neutralise par un avoir, et son numéro reste consommé. Un trou dans la séquence est une question à laquelle il faut pouvoir répondre.
Le mécanisme tient en trois lignes. La TVA collectée est celle que vous avez facturée à vos clients sur la période. La TVA déductible est celle que vos fournisseurs vous ont facturée sur vos achats professionnels. La différence est ce que vous reversez.
Quand la TVA déductible dépasse la collectée, typiquement le mois où vous investissez dans du matériel, la différence constitue un crédit reportable sur les périodes suivantes. Ce crédit se perd si vous ne le suivez pas.
Toutes les factures d'achat ne se valent pas. Une dépense doit être engagée pour les besoins de l'exploitation, justifiée par une facture régulière au nom de l'entreprise, et ne pas figurer parmi les exclusions prévues par la réglementation. Une facture au nom du dirigeant, un carburant sans justificatif d'usage professionnel, une dépense personnelle : autant de TVA que vous croyez avoir récupérée et qui vous sera reprise.
La TVA se déclare et se paie à échéance fixe, que votre client vous ait payé ou non. Une entreprise qui vend beaucoup à crédit peut donc devoir reverser une TVA qu'elle n'a jamais encaissée. C'est l'une des premières causes de tension de trésorerie dans les PME en croissance.
La parade est simple à énoncer et exigeante à tenir : provisionner la TVA collectée dès l'émission de la facture, sur un compte ou une ligne dédiée, et ne jamais la considérer comme disponible. Le mois de l'échéance devient un non-événement.
Chaque fin de mois, sortez trois chiffres : TVA collectée, TVA déductible, solde à payer. Dix minutes. Vous saurez ce que vous devez avant que l'échéance vous l'apprenne, et vous verrez immédiatement une anomalie de facturation.
Rien de tout cela n'est intellectuellement difficile ; tout est laborieux à la main. Une facturation outillée applique le taux seule, refuse un numéro en doublon, tient le registre des avoirs, et sort l'état de TVA de la période en un clic. Le temps gagné n'est pas l'argument principal : l'argument principal, c'est qu'on ne peut plus se tromper.
Tout ce qui est décrit ici est faisable à la main. C'est la régularité qui coûte. Notre ERP automatise cette régularité, et notre équipe passe sur site pour installer la méthode avec vos équipes.